Kortere og sikker vej til LLO

Til gavn for medlemmer og afdelinger tager LLO nu et nyt medlemssystem i brug.

Det har i lang tid været et ønske hos LLO’s politiske ledelse, at måden hvorpå vi optager medlemmer skal gøres mere enkelt og overskueligt. På samme måde skal tilgangen være nemmere, og det skal gøres datamæssigt mere sikkert at indmelde sig i LLO.

Med det som afsæt har der gennem et stykke tid været arbejdet med at udvælge, teste og oprette et fælles kontingent- og indmeldelsessystem i LLO-regi, et system, som vil give nye muligheder for LLO’s medlemmer og afdelinger.

Valget er faldet på systemet Membercare, der udbydes af Groupcare. Systemet er sikkert i brug, nemt at integrere og tilbyder løsninger, som vi i LLO primært har efterspurgt til et medlemssystem.

En kongresbeslutning

Den egentlige beslutning om et fælles system til at håndtere indmeldelser og kontingentfornyelser blev taget på LLO’s ordinære kongres tilbage i november 2018. Her stemte et markant flertal for, at der skulle arbejdes for et nyt medlemssystem, så alle medlemmer på sikker vis håndteres fra ét centralt sted i LLO, men hvor afdelingerne fortsat selvstændigt rådgiver deres medlemmer.

Medlemmer har adgang til egne oplysninger

Det nye system er både praktisk og tidsbesparende i en lang række henseender, da det vil optimere og automatisere medlemsadministration, kontingentopkrævning og arrangements- administration. Udover lettere og mere smidige arbejdsgange vil potentielle fejl i medlemsdata kunne reduceres betydeligt gennem en række automatiserede arbejdsgange, og data sikres, så de er i overensstemmelse med persondateforordningen.

På Membersitet kan man som medlem bruge en række funktioner, der gør tingene meget nemmere for både medlemmerne og for den fælles administration. Når du som medlem indtaster eller opdaterer dine oplysninger eller tilmelder dig et arrangement, registreres det automatisk i systemet. Systemet overfører fx en kursustilmelding og betaling direkte til arrangementet og registreres på medlemmet. Hvis onlinebetaling ikke er muligt, vil systemet i stedet sørge for udskrivning af faktura og registrerer en efterfølgende indbetaling.

Medlemmer optages i relevante netværk

I Membercare er det muligt automatisk at inddele medlemmerne i netværk - alt efter behov og præferencer. Der kan fx oprettes netværk med medlemsskaber og udvalgsposter til alle former for tillidshverv: udvalgs-
og formandsposter, afdelingsbestyrelser, husleje- og beboerklagenævn mm.

Der er mange fordele ved at gruppere personer i netværk. En af de mest iøjnefaldende er, at man nemt får et overblik over, hvilke medlemskaber, udvalgsposter og øvrige tilknytninger personen har og derved kan målrette relevant materiale og kurser tilpasset personens status.

Arrangementer

Membercare indeholder også et arrangementsmodul, hvori kurser, kursusrækker, medlemsmøder, kongresser og konferencer kan udbydes.

Systemet giver mulighed for tilmelding, registrering og betaling – både for kursus, forplejning og overnatning. Desuden kan man som deltager tilvælge påmindelser på enten mail, sms eller brev. Der kan tilknyttes huskelister, så deltagere fx kommer til et arrangement med det rigtige materiale. Ved tilmelding og betaling registres data automatisk. Kursustilmeldingen vises på tilmelderens profil, og betalingen figurerer i LLO’s økonomisystem.

Covid-19 har skubbet til deadline

Desværre har corona-krisen udskudt de tekniske forberedelser i forhold til medlemssystemet. Planen var, at Membercare skulle testes i LLO Hovedstaden fra marts og være klart til at gå online i april. Dette er naturligvis udskudt, men vi regner fortsat med, at kunne være klar med det nye system for samtlige afdelinger og ikke mindst vores medlemmer